3 maanden geleden schreven we massaal over hoe om te gaan met deze nieuwe en tijdelijke werkelijkheid. Tijdelijk, want dat verwachtte, en daar hoopte we vooral ook met z’n allen op. Inmiddels zijn we 12 persconferenties, vele maatregelen en minstens 17% toename in internetverkeer verder. Wij namen ons voor om rond deze tijd iets te schrijven over de post-coronatijd. Maar daar zijn we nog niet. Toch kunnen we veel leren over de fase waar we nu inzitten. We begonnen met aandacht voor de medewerkers, hoe houd je rekening met de effecten van thuiswerken. Mensgericht leiderschap was stap 2. Nu gaan we over tot de orde van de dag, het werk gaat door, je organisatie groeit, je neemt nieuwe medewerkers aan. Hoe vinden zij op afstand hun plek? Wij spraken nieuwe medewerkers, hun collega’s en werkgevers.

'“Je moet gewoon zorgen dat je op de kaart staat, dat mensen weten wie je bent. Anders raak je in isolement.”

Onboarden op afstand vraagt om extra aandacht voor:

·      Communicatie
·      Inhoud
·      Eigen initiatief
·      Collega’s
·      Creativiteit

Onboarding is subjectief

Het begin bij een nieuwe baan is een mix van enthousiasme en onzekerheid. Enthousiasme zorgt voor een proactieve houding. De onzekerheid is er omdat er nog geen overzicht is en er onduidelijkheden zijn over de nieuwe rol en de plek in een team. Nieuwe medewerkers hebben daarom de behoefte om de organisatie zo snel mogelijk te leren kennen. Een goede onboarding helpt daarbij.

In de employee journeys die we maken komt steeds weer het belang van de onboarding terug. Vaak zien we binnen één organisatie een contrast tussen positieve en negatieve ervaringen. We spreken medewerkers die hun inwerkperiode als zeer positief hebben ervaren. Ze vonden snel hun plek en het daarmee zelfvertrouwen om verder te groeien. Anderen beschrijven hun inwerkperiode als hectisch, stressvol en onoverzichtelijk. Waarom deze grote verschillen binnen hetzelfde bedrijf?

“Mijn werkgever heeft me heel veel vertrouwen gegeven, dat was top.”

Enerzijds komt dat door de verantwoordelijkheid die bij managers ligt. Zo kan de ene manager meer bezig zijn met de onboarding van een nieuwe medewerker dan de ander. Anderzijds ligt dit aan de verschillende type nieuwe medewerkers. Waarbij de een meer initiatief neemt en comfortabeler is in een nieuwe omgeving en de ander meer behoefte heeft aan begeleiding, concrete taken en het bij hand genomen worden. Verschil zal er altijd zijn, maar te veel negatieve ervaringen wil je voorkomen. Verloop wil je voorkomen.

Op zoek naar de juiste balans

Cruciale facetten binnen onboarding zijn: collega’s, werkdruk, structuur en de vrije ruimte die je krijgt.

Collega’s zijn het gezicht van de organisatie, via hen leer je als nieuwe medewerker de way of working kennen en voel je je onderdeel van het team of niet. De werkdruk is bepalend voor hoe snel je inhoudelijk ingewerkt raakt, maar ook hoe zelfverzekerd je bent over je toegevoegde waarde binnen de organisatie. De structuur die je ervaart binnen de onboarding geeft je handvatten en kan een stuk onzekerheid weghalen, maar balans is hier heel belangrijk. Genoeg structuur maakt nieuwe medewerkers zelfverzekerd en biedt ruimte voor initiatief, te weinig structuur kan het onoverzichtelijk maken, maar te veel structuur werkt bijvoorbeeld weer betuttelend. Tot slot is de vrije ruimte die je als nieuwe medewerker krijgt erg belangrijk. Hiermee kun je je eigen stempel drukken op deze inwerktijd. Besteed je bijvoorbeeld graag wat extra tijd aan het inhoudelijke aspect of juist de band met collega’s.

Als werkgever kun je een basis neerzetten waarbij aandacht is voor deze 4 facetten. Afhankelijk van de manager en nieuwe medewerker vind je daarin een balans.

‘Hoe zorg ik dat mijn collega’s me echt leren kennen?’

Maar hoe gaat dat nu? Thuiswerken zorgt ervoor dat de balans anders wordt. De huidige medewerkers kennen de way of working, het reilen en zeilen van de organisatie en proberen dit thuis in stand te houden. Nieuwe medewerkers zijn veel meer zoekende. De onzekerheid kan groter zijn en de behoefte aan houvast daarmee ook.

“Inhoudelijk maak ik me geen zorgen, maar om de sociale contacten wel.”

De nieuwe medewerkers die we spraken leggen vooral nadruk op het sociale aspect van hun onboarding. Ze gaven aan nog steeds evenveel enthousiasme te hebben en uit te kijken naar de nieuwe functie, maar zien het opbouwen van een band met hun collega’s als uitdaging. Want om toch genoeg van jezelf te laten zien moet je misschien wel extra uit je comfort zone stappen, meer dan dat je normaal zou doen…  

“Tijdens de derde meeting had ik mezelf voorgenomen om echt extra veel te gaan praten.”

Wees open, duidelijk en creatief

Toegegeven, precies zo onboarden als hoe het hiervoor ging wordt het niet. Maar dat is niet erg. Een nieuwe situatie brengt namelijk ook nieuwe mogelijkheden. Begrip voor deze situatie en een paar aanpassingen in de huidige structuur kunnen voor een nieuwe medewerker al een wereld van verschil zijn. De gesprekken met medewerkers, collega’s en werkgevers leidde tot de volgende adviezen:

1.     Communicatie! Over de inhoud, verwachtingen, maar ook over onzekerheden

Weten waar je aan toe bent is cruciaal voor nieuwe medewerkers, de structuur van de onboarding is hierin bepalend. De meeste complimenten die zij aan hun nieuwe werkgevers geven gaan over communicatie. Duidelijkheid over verwachtingen, de nieuwe rol en samenwerking wordt zeer gewaardeerd. Maar ook, openheid over de dingen die we niet weten. Zeker in deze tijd.

“Mijn nieuwe manager zei gewoon eerlijk: Leuk dat je bij ons komt werken, hoe die periode er precies uit komt te zien weten we nog niet. Maar blijven proberen om een optimale situatie te creëren.”

2.     Zo snel mogelijk inhoudelijk aan de slag

Wanneer je aan een nieuwe baan begint, maar nog te weinig inhoudelijke taken hebt, liggen verveling en onzekerheid op de loer. Dit is al een van de belangrijke facetten van onboarding, maar nóg belangrijker in deze tijd. Door de afstand is het nog moeilijker voor nieuwe medewerkers om mee te kijken bij andere collega’s. Dus zet je nieuwe medewerker zo snel mogelijk aan het werk, logisch toch?

“Wij laten nieuwe medewerkers vaak zo snel mogelijk op een project meedraaien. Dat is sowieso belangrijk, maar nu zeker.”

3.     Laat ruimte voor eigen initiatief, maar neem een nieuwe medewerker meer bij de hand

Je zorgen maken om het opbouwen van een band met je nieuwe collega’s. Gaat dat wel lukken op afstand? Wees er bewust van dat je nieuwe medewerker hiermee kan zitten. Zich voorstellen in een Teams meeting lukt ze natuurlijk prima, een leuk stukje over zichzelf schrijven ook, maar helaas zijn de sociale contacten daarmee nog niet gelegd. Help een handje en neem het voortouw om hem of haar te introduceren. Tegelijkertijd kun je aangeven dat het belangrijk is om initiatief te nemen.

“Mijn manager had wel meer het voortouw mogen nemen bij sociale momenten. De vrijdagmiddagborrels waren wel ongemakkelijk voor mij.”

4.     Maak collega’s expliciet onderdeel van de onboarding

Het perspectief van managers en werkgevers komt steeds al naar voren, maar we moeten die van de collega’s niet vergeten. Zij spelen een belangrijke rol in het leren kennen van de organisatie. Maar, misschien nog wel belangrijker, hoe de nieuwe medewerker functioneert heeft ook effect op hun eigen werk en ervaringen.

“De nieuwe collega kent onze handigheid en manier van omgang niet, dat merk je. Daarom voelt het nu erg geforceerd.”

Nu we op afstand werken moeten dingen die hiervoor automatisch gingen meer ingepland worden. Door collega’s (kleine) taken te geven binnen de onboarding zorg je er als manager voor dat er meer contactmomenten zijn en nieuwe medewerkers zich meer welkom voelen.

5.     Wees creatief!

Wat kan er nog wel? We horen veel creatieve oplossingen voorbijkomen: wandelingen door het park op 1,5 meter als kennismaking met je collega’s, online quizzen om je collega’s beter te leren kennen, een kennismakingsspel waarbij de nieuwe medewerker feitjes moet verzamelen over collega’s, een tool die collega’s random aan elkaar koppelt voor een online koffiemoment,  een video introductie van alle collega’s voor een nieuwe medewerker, buddysysteem op sociaal vlak, een remote welkomstlunch en zo kunnen we nog wel even doorgaan.

Wees creatief en laat collega’s ook meedenken over wat er georganiseerd kan worden.

Blijven leren

Iedereen ervaart een onboarding net even anders. Zoveel mensen, zoveel wensen. Toch kun je heel veel leren door feedback te vragen. Hoe heb je het ervaren? Wat ging goed? Wat moeten we een volgende keer anders aanpakken?

Er is veel veranderd binnen de employee experience. Ben jij benieuwd welk effect deze veranderingen in jouw organisatie hebben? Wij helpen je er graag mee.


Vertrouwde processen, hardnekkige patronen...
Wil je er los van komen? Dan heb je soms een eyeopener nodig van een professionele outsider. Maak je business toekomstbestendig: bij Unplugged profiteer je van de gebundelde kennis van gedragsexperts, designers en marketeers.

Meet de beleving van jouw medewerkers

Employee Experience Scan

Met onze Employee Experience Scan weet jij wat er speelt binnen je team, en weet je hoe je kan inspelen op veranderde behoeftes.

Neem contact op

Insight report

Uitgebreide Scan

In deze uitgebreide scan meten we bij alle medewerkers de huidige employee experience, en ontvang je een op maat gemaakte rapportage met diepte inzichten en startpunten om te verbeteren.

Opportunities

Employee Research

Vanuit het inzichten rapport, zoomen we in op dieperliggende jobs, pains en gains van jouw medewerkers. Zo kunnen we kansen inzichtelijk maken die de  employee experience kunnen verbeteren in de journey van jouw medewerkers.

Concepting

Experience Design

Kijkend door de bril van de medewerker en de ambities van jouw organisatie, ontwerpen we samen nieuwe concepten rondom de onderzochte opportunities. Ook helpen we je dit te testen en vervolgens te implementeren.

Leer je medewerkers beter begrijpen

Get Unplugged

Wil je kennismaken? Maak dan nu een afspraak.
We komen graag bij je langs voor een betere medewerkersbeleving en betere business.
Zou zomaar het best bestede uur van deze maand kunnen worden...

Plan je afspraak