Toegegeven, precies zo onboarden als hoe het hiervoor ging wordt het niet. Maar dat is niet erg. Een nieuwe situatie brengt namelijk ook nieuwe mogelijkheden. Begrip voor deze situatie en een paar aanpassingen in de huidige structuur kunnen voor een nieuwe medewerker al een wereld van verschil zijn. De gesprekken met medewerkers, collega’s en werkgevers leidde tot de volgende adviezen:
1. Communicatie! Over de inhoud, verwachtingen, maar ook over onzekerheden
Weten waar je aan toe bent is cruciaal voor nieuwe medewerkers, de structuur van de onboarding is hierin bepalend. De meeste complimenten die zij aan hun nieuwe werkgevers geven gaan over communicatie. Duidelijkheid over verwachtingen, de nieuwe rol en samenwerking wordt zeer gewaardeerd. Maar ook, openheid over de dingen die we niet weten. Zeker in deze tijd.
“Mijn nieuwe manager zei gewoon eerlijk: Leuk dat je bij ons komt werken, hoe die periode er precies uit komt te zien weten we nog niet. Maar blijven proberen om een optimale situatie te creëren.”
2. Zo snel mogelijk inhoudelijk aan de slag
Wanneer je aan een nieuwe baan begint, maar nog te weinig inhoudelijke taken hebt, liggen verveling en onzekerheid op de loer. Dit is al een van de belangrijke facetten van onboarding, maar nóg belangrijker in deze tijd. Door de afstand is het nog moeilijker voor nieuwe medewerkers om mee te kijken bij andere collega’s. Dus zet je nieuwe medewerker zo snel mogelijk aan het werk, logisch toch?
“Wij laten nieuwe medewerkers vaak zo snel mogelijk op een project meedraaien. Dat is sowieso belangrijk, maar nu zeker.”
3. Laat ruimte voor eigen initiatief, maar neem een nieuwe medewerker meer bij de hand
Je zorgen maken om het opbouwen van een band met je nieuwe collega’s. Gaat dat wel lukken op afstand? Wees er bewust van dat je nieuwe medewerker hiermee kan zitten. Zich voorstellen in een Teams meeting lukt ze natuurlijk prima, een leuk stukje over zichzelf schrijven ook, maar helaas zijn de sociale contacten daarmee nog niet gelegd. Help een handje en neem het voortouw om hem of haar te introduceren. Tegelijkertijd kun je aangeven dat het belangrijk is om initiatief te nemen.
“Mijn manager had wel meer het voortouw mogen nemen bij sociale momenten. De vrijdagmiddagborrels waren wel ongemakkelijk voor mij.”
4. Maak collega’s expliciet onderdeel van de onboarding
Het perspectief van managers en werkgevers komt steeds al naar voren, maar we moeten die van de collega’s niet vergeten. Zij spelen een belangrijke rol in het leren kennen van de organisatie. Maar, misschien nog wel belangrijker, hoe de nieuwe medewerker functioneert heeft ook effect op hun eigen werk en ervaringen.
“De nieuwe collega kent onze handigheid en manier van omgang niet, dat merk je. Daarom voelt het nu erg geforceerd.”
Nu we op afstand werken moeten dingen die hiervoor automatisch gingen meer ingepland worden. Door collega’s (kleine) taken te geven binnen de onboarding zorg je er als manager voor dat er meer contactmomenten zijn en nieuwe medewerkers zich meer welkom voelen.
5. Wees creatief!
Wat kan er nog wel? We horen veel creatieve oplossingen voorbijkomen: wandelingen door het park op 1,5 meter als kennismaking met je collega’s, online quizzen om je collega’s beter te leren kennen, een kennismakingsspel waarbij de nieuwe medewerker feitjes moet verzamelen over collega’s, een tool die collega’s random aan elkaar koppelt voor een online koffiemoment, een video introductie van alle collega’s voor een nieuwe medewerker, buddysysteem op sociaal vlak, een remote welkomstlunch en zo kunnen we nog wel even doorgaan.
Wees creatief en laat collega’s ook meedenken over wat er georganiseerd kan worden.
